Оздоровчий

Затримка відповіді: Чому цього року я пишу електронну пошту

Затримка відповіді: Чому цього року я пишу електронну пошту



We are searching data for your request:

Forums and discussions:
Manuals and reference books:
Data from registers:
Wait the end of the search in all databases.
Upon completion, a link will appear to access the found materials.

Цього разу завтра

ДО: Співробітники, робочі знайомі, друзі та родина

BCC: Кожен, хто поставив моє ім’я у масовому списку електронних листів

ТЕМА: Я пильную електронну пошту - і чому ти повинен, занадто

Я можу визначити точний момент вранці, коли серцебиття почастішає, плечі напружені, а рівень стресу спалах. Зазвичай це 9:00, коли я приїжджаю до свого столу, включаю комп’ютер і відкриваю електронну пошту. Це не повинно бути особливо напруженим завданням, але, провівши тижні поза моїм екраном у відпустку, я зрозумів, що це безпечний тригер стресу - і я дозволяв йому викрадати свій ранок щодня ... протягом останніх дев'яти років.

Це може здатися мелодраматичним, але наука припускає, що моя відповідь не є ізольованою. Пізан сповіщення електронною поштою запускає дофамін, який "викликає цікавість щодо ідей та стимулює пошук інформації", - сказала доктор філософії Сьюзен Вайншенк. Психологія сьогодні. "Допамінова система сильніша за опіоїдну систему. Ви, як правило, шукаєте більше, ніж задоволені".

Так, ця психологічна реакція реальна, і вона створює проблему для продуктивності. За словами Вайншенка, це викликає "цикл дофаміну", де ми продовжуємо перевірку електронної пошти та виконання завдань, які насправді не мають прогресу. Насправді, дослідження, опубліковане в Harvard Business Review, показало, що відновлення імпульсу після відволікання цифрових даних може в середньому зайняти 20 хвилин вище.

Як тільки я почав впроваджувати часове відключення електронної пошти, коли мені не дозволяли перевіряти або відповідати на повідомлення - моя продуктивність зросла, можливо, тому, що я встановлювала свою програму. "Електронна пошта їсть стільки часу", - каже підприємець Тім Ферріс. "По-перше, тому, що це питання кожного іншого для вашого часу, часто включаючи виробничі надзвичайні ситуації. По-друге, електронна пошта дозволяє обдурити себе, думаючи, що ви продуктивні". Він має головний ефект Медузи: кожні 10 електронних листів, на які ми відповідаємо та видаляємо, ще 10 проростають на своє місце.

Тож я зараз прошу всіх, кого я знаю, поважати мій цифровий простір так, як це особистий простір: надішліть мені електронну пошту на основі необхідних знань (давайте покладемо край БКК), довіряйте, що я відповім, коли час дозволить, і розумію, що моїм пріоритетом є створення великої роботи - не запускати відповідь електронною поштою із рекордною швидкістю. Ось новий набір правил, над якими я почав працювати, і чому вони теж варті вашого часу

ПРАВИЛО 1: Встановити час зворотного зв’язку електронної пошти

Коли ми залишаємо електронний лист відкритим протягом усього дня, працює у фоновому режимі, коли ми працюємо над іншими завданнями, це розмиває різницю між двома різними режимами роботи: проактивним та чуйним. Електронна пошта приводить нас у режим чуйного реагування - ми постійно граємо в підйоми, пишемо іншим людям, подаємо їхні запити та прошиваємо повідомлення, щоб визначити, які важливі. Структуруючи свій день навколо часу відключення електронної пошти, я можу переконатися, що завдання з додаванням вартості отримують найбільше ефірного часу.

Ось як це працює на практиці:

9-10 год .: Перевірте електронні листи, відповідайте та подайте їх.

10:00 - 13:00: Виконайте пріоритетні завдання (у моєму випадку - подача розповіді чи інтерв'ю). Співробітники пінг мене, якщо є щось нагальне.

1-1: 30 год .: Скануйте електронну пошту та читайте / відповідайте лише на своєчасні повідомлення.

1: 30-5 год .: Зосередьтеся на другорядних завданнях.

5-6 год .: Перевірте електронні листи, відповідайте та подайте їх, поки папка "Вхідні" не буде порожньою.

ПРАВИЛА 2: Спробуйте правило в один дотик

Це правило є простим теоретично, але набагато складніше на практиці: після відкриття електронного листа ви повинні прочитати його належним чином, а потім слідкувати за будь-якими елементами дій та подавати файли - без винятку. Це може здатися жорстким, але це правило запобігає нарощуванню електронної пошти, тобто ви перестанете використовувати свою папку "Вхідні" як цифровий список справ. Замість того, щоб залишати електронні листи, щоб нагадати вам виконати завдання, збережіть список справ у папері та відправте повідомлення електронною поштою. Мені здалося, що це справді корисно припинити зволікання.

ПРАВИЛО 3: Припиніть вибачення

Протягом перших кількох днів тестування свого розпорядку електронної пошти (або розпорядження проти електронної пошти) я відчув тону вини. Але врешті-решт я зрозумів, що дуже мало електронних листів є справді терміновими, і щоб повідомити про це, нам потрібно стати кращими відправниками. Тепер, коли я надсилаю терміновий електронний лист, я виявляю, що він своєчасний у рядку теми, і встановлюю чіткий термін, виділений жирним шрифтом, у повідомленні електронної пошти.

Одне слово, яке зараз викорінено з мого словника електронної пошти? Вибачте. "Для стільки жінок вибачення невблаганно пов'язані з нашою концепцією ввічливості", - пише Слоун Крослі в aВНью-Йорк Таймс оп-ред. Вона стверджує, що ми повинні припинити використовувати вибачення як слово наповнювача з невеликим значенням і використовувати більш напористою мовою. Зрештою, з моменту виходу з режиму електронної пошти цілодобово, я відчуваю себе менш напруженим, більш зосередженим, і роблю кращу роботу, ніж у мене за місяці, - і про це нічого не шкода.